QUELQUES ASTUCES POUR UN BON CLASSEMENT DES DOCUMENTS DANS L’ENTREPRISE
Par Esther NKWAMO
Le travail administratif consiste entre autres à saisir les informations élémentaires, à les collecter, les stocker et les traiter pour les adapter aux décisions à prendre et à les diffuser en temps utile aux utilisateurs.
Les informations dont dispose l’entreprise, de plus en plus volumineuses et diverses quant à leur nature et à leurs supports, doivent pouvoir être consultées à tout moment. Ainsi se pose le problème de classement permettant d’accéder avec sûreté et rapidité à l’information cherchée.
Le classement consiste à ranger un document de façon à rendre rapide et facile toute recherche. C’est un élément primordial du traitement des informations dans l’entreprise, il convient donc de l’exécuter avec le maximum d’attention, de soin et de méthode. Quelque soit le mode ou l’ordre de classement adopté et bien que le classement soit surtout une question de bon sens, il nous paraît important de rappeler les généralités ci-dessous :
- Au fur et à mesure que parviennent les documents à classer, les repartir selon leur nature, le volume et la fréquence de consultation. La méthode de classement à adopter dans différentes corbeilles demeure le pré-classement. Votre tâche en serait grandement facilitée quand vous devez les ranger dans leurs dossiers respectifs ;
- Ne rien jeter, établir plutôt un classement « dormant » : dossiers que l’on consulte rarement, mais qui peuvent ressortir un jour ;
- Ne pas avoir la manie des doubles qui ne servent qu’à encombrer un dossier : les distribuer aux services intéressés ;
- Les meubles de classement les plus utilisés seront à portée de main, afin de permettre une économie de temps ;
- Tenir un répertoire de tous les dossiers avec indication de l’endroit où ils sont classés : afin que toute personne, même étrangère à votre service, soit capable de les retrouver. Naturellement, les dossiers confidentiels n’y figureront pas ;
- Le classement doit être simple et facile, pour qu’en cas d’absence la recherche d’un dossier ne ressemble pas à une partie de cache-cache. Vous mettrez naturellement votre patron dans le secret surtout s’il travaille assez tard le soir, ou très tôt le matin, il doit trouver les dossiers sans attendre votre arrivée.
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