Douze armes pour faire des économies sur les achats

Les achats pèsent jusqu’à 70 %  du prix de revient d’un produit. Raison majeure pour les surveiller de très près. Mettez la pression sur vos fournisseurs, au besoin éliminez-en quelques-uns. Tentez de savoir ce que paient vos voisins.

1. Tous les ans, lancez des appels d’offres
Il est sain qu’une entreprise fasse tous les ans, systématiquement, des appels d’offres. Au moins, elle évite l’incontournable hausse des prix annoncée à chaque début d’année à  défaut de diminuer ses coûts.
Remettre  le marché en jeu est avant tout une bonne occasion de négocier avec ses prestataires habituels. Tout l’art consiste à faire comprendre à son fournisseur que l’on  n’est pas marié avec lui pour la vie… même si l’on a noué des relations privilégiées au fil  des contrats. L’époque où l’on travaillait pendant vingt ans avec le même fournisseur est révolue.
En ce qui  concerne les nouveaux prestataires potentiels, attention à ne pas les placer en position de simples fournisseurs de devis.

2. Réduisez si possible le nombre de vos prestataires
En commandant à chacun des volumes plus important, on décroche  les réductions de 5 à 20 % sur l’ensemble des matières première.
 
3. Sélectionnez les fournisseurs en analysant bien vos priorités.
Pour les produits à haut risque d’approvisionnement et à  faible potentiel de profit, l’objectif prioritaire est de les faire livrer dans les délais fixés ; Et le mieux disant à l’autre bout de la planète n’est pas nécessairement le meilleur partenaire.
 Il suffit de lire attentivement les contrats et d’avoir quelques bons réflexes juridiques.

4. Associez vos prestataires à la définition de vos besoins.
Cette règle d’or concerne avant tout les achats stratégiques dans l’industrie. Mais elle est bien souvent occultée. Inversement, découvrir le process de production de ses fournisseurs est aussi  source d’économies.

5. Centralisez vos achats…
Pour commencer, le chef d’entreprise doit faire recenser tous les achats, en général dilués dans les différents services, et les centraliser auprès d’un interlocuteur principal.  Les fournisseurs les moins compétitifs sont démasqués et… éliminés. Et tous les experts vous diront que, après la nomination d’un nouvel interlocuteur aux achats, les fournisseurs se préparent psychologiquement à baisser les armes et les prix. Autre règle importante : l’acheteur doit faire porter ses premiers efforts sur les dix  principaux postes d’achat

6. Décortiquez les produits pour supprimer ce qui est inutile…
Et quant le produit existe déjà ? « L’entreprise acheteuse peut faire effectuer une analyse fonctionnelle de valeur. Il s’agit de décortiquer toutes les fonctions d’un objet selon les besoins auxquels il doit répondre et éliminer ce qui est inutile ». Ainsi, une société de distribution qui vendait des chaises pour des restaurants d’entreprise a fait supprimer les accoudoirs, jugés encombrants.

7. ...et renseignez-vous sur ce que paient les autres
Pour savoir si vous ne payez pas le prix fort, une autre bonne idée est de contacter d’autres sociétés non concurrentes bien sûr, qui utilisent les mêmes produits, et leur demander à quels tarifs elles se les procurent. Les spécialistes appellent cela les « achats coïncidants ». « C’est une forme astucieuse de benchmarking, souligne xavier Leclercq. Il suffit de se présenter au téléphone comme collègue acheteur et, en général l’accueil est excellent. 
 

8. Recherchez des informations sur Net…

Grâce à internet, une société peut faire du sourcing, c’est-à-dire se documenter sur ses fournisseurs ou en découvrir de nouveaux. Mais l’outil n’est efficace que si l’entreprise a mis en place une stratégie d’achat . Les PME sont cependant de plus en plus  nombreuses à lancer des appels d’offres sur des sites généralistes.

9… et  passez en ligne vos commandes courantes
Avec les e-procurement, gérer les achats courants devient un jeu d’enfant. Avec le Net, il est divisé par quatre. Belle économie de temps et de gain !  il convient toutefois de vérifier si le volume de vos transactions vous permet de rentabiliser votre investissement initial.

10. Testez les enchères inversées
Dans ces ventes inverses aux enchères habituelles, ce sont les fournisseurs qui renchérissent à la baisse, après avoir pris connaissance des offres de leurs concurrents. Et l’acheteur négocie, en général, avec le moins disant. « Les enchères inversés sont aujourd’hui le meilleur outil de baisse des prix sur les postes d’achat ayant un volume significatif », affirme Jean-Jacques Durente, le fondateur de Trade2B, spécialisée dans les enchères inversées.

11. Offrez-vous un audit…
Si vous n’avez jamais fait le point sur vos achats, pourquoi ne pas solliciter un bon consultant qui, en quelques jours, identifiera vos possibilités de gains ? Libre à vous ensuite de recruter un acheteur. Tout dépend, bien sûr, de la taille de votre entreprise, du volume d’achat traité.

12.. ou un acheteur intérimaire
Autre pratique ayant le vent en poupe : l’acheteur par intérim. Mais attention : il ne remplit pas la même fonction que le précédent. Un entreprise recrute un  acheteur  intérimaire afin qu’il mette en œuvre les préconisations d’un consultant venu préalablement faire un audit ou pour donner un coup de pouce en période de surchauffe, qu’il vienne en renfort pour contrôler le processus des achats.

Source : L’ENTEREPRISE N° 187 Avril 2001