LES PRECAUTIONS A PRENDRE POUR MENER A BIEN VOS
REUNIONS
Par
Léonce Martial KAMANI
Dans les Entreprises
et les Organisations, quelle que soit leur taille, les réunions
sont un outil de travail indispensable pour le décideur.
IL désigne un groupe de personne qui se retrouvent pour échanger
sur certains points importants de la structure.
Les réunions
peuvent avoir pour objectifs :
- La Diffusion
des informations,
- L’analyse d’une situation et la proposition des suggestions,
- La prise de décision.
A – Préparation
d’une réunion
Bien qu’il
n’existe pas de manière particulière de préparer
une réunion, les actions suivantes peuvent vous aider à
rendre plus efficace vos réunions :
· Fixer les objectifs de la réunion
· Faire le choix des participants sur les critères
ci-après :
- des employés expérimentés et bien formés
;
- des employés directement impliqués ;
- des employés nécessaires et disponibles.
· Trouver les points à inscrire à l’ordre
du jour en fonction de l’objectif ou des objectifs
· Choisir le lieu et le temps appropriés
· Arranger la salle.
B – Le
déroulement de la réunion
1 - Le début
d’une réunion.
Elle commence
par :
- L’accueil des participants : un accueil chaleureux dans
un cadre attrayant, calme et discret constitue déjà
un atout majeur pour la réussite de votre réunion.
- La présentation des membres
- La présentation de l’ordre du jour
- Les discussions sur les points inscrits à l’ordre
du jour.
2 – Rôle
des participants
Pour qu’une
réunion soit l’affaire de toutes les personnes conviées,
différents rôles doivent être assumés
par les membres. Le principal responsable de l’organisation
peut animer les débats, mais la nomination d’un président
de séance et d’un rapporteur est tout aussi importante
pour le bon déroulement des assises.
· Le président de séance
Il est un agent de circulation ; il oriente les discussions de façon
à ne pas s’écarter du sujet ; il doit également
veiller à ce que tous les membres aient l’occasion
de parler et qu’aucun ne soit personnellement pris à
parti.
· Le Rapporteur
Il prend note de ce qui se dit et en rédige le compte rendu
ou procès verbal.
· Les participants
Tous mû par la volonté de participer réellement
aux travaux, ils doivent fournir le meilleur d’eux-mêmes
à travers leur réflexion sur les différents
points inscrits à l’ordre du jour, car le succès
de la réunion en dépend en grande partie.
3 – Les décisions
Au cours de
la réunion, certaines décisions peuvent être
prises ; ainsi vous pourriez avoir :
- Une décision
autoritaire .On dit qu’une décision est autoritaire
lorsqu’une personne utilise son rang, ses expériences
ou sa connaissance pour faire passer ses idées ou sa proposition.
-Une décision
minoritaire. Une décision est minoritaire lorsqu’un
petit nombre d’individus impose son idée à l’ensemble
de l’assistance ; cependant, en cas d’échec,
il est courant de constater que certaines personnes n’ayant
pas approuvé l’idée initiale se désolidarisent
des conséquences de la décision.
-Une décision
majoritaire. C’est lorsqu’au terme des discussions une
grande partie des membres fait accepter sa proposition à
la suite d’un vote.
- Le consensus.
C’est lorsque tout le membres sont d’accord sur un point.
Avant de se
séparer, il est utile de s’assurer que les décisions
prises seront convenablement appliquées par les responsables
et les personnes interpellés au cours des travaux ; il est
souhaitable de terminer une réunion sur une note positive
; c’est souvent l’occasion, en fonction du cadre, des
horaires, et des moyens de la structure, de sceller les nouvelles
résolutions adoptées autour d une tasse, d’un
pot, ou d’un plat dans un climat de détente et de convivialité.
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