QUELQUES ASTUCES POUR UN BON CLASSEMENT DES DOCUMENTS DANS L’ENTREPRISE
Par Esther NKWAMO
Le travail administratif
consiste entre autres à saisir les informations élémentaires,
à les collecter, les stocker et les traiter pour les adapter
aux décisions à prendre et à les diffuser en
temps utile aux utilisateurs.
Les informations
dont dispose l’entreprise, de plus en plus volumineuses et
diverses quant à leur nature et à leurs supports,
doivent pouvoir être consultées à tout moment.
Ainsi se pose le problème de classement permettant d’accéder
avec sûreté et rapidité à l’information
cherchée.
Le classement
consiste à ranger un document de façon à rendre
rapide et facile toute recherche. C’est un élément
primordial du traitement des informations dans l’entreprise,
il convient donc de l’exécuter avec le maximum d’attention,
de soin et de méthode. Quelque soit le mode ou l’ordre
de classement adopté et bien que le classement soit surtout
une question de bon sens, il nous paraît important de rappeler
les généralités ci-dessous :
1- Au fur et
à mesure que parviennent les documents à classer,
les repartir selon leur nature, le volume et la fréquence
de consultation. La méthode de classement à adopter
dans différentes corbeilles demeure le pré-classement.
Votre tâche en serait grandement facilitée quand vous
devez les ranger dans leurs dossiers respectifs ;
2- Ne rien jeter,
établir plutôt un classement « dormant »
: dossiers que l’on consulte rarement, mais qui peuvent ressortir
un jour ;
3- Ne pas avoir
la manie des doubles qui ne servent qu’à encombrer
un dossier : les distribuer aux services intéressés
;
4- Les meubles
de classement les plus utilisés seront à portée
de main, afin de permettre une économie de temps ;
5- Tenir un
répertoire de tous les dossiers avec indication de l’endroit
où ils sont classés : afin que toute personne, même
étrangère à votre service, soit capable de
les retrouver. Naturellement, les dossiers confidentiels n’y
figureront pas ;
6- Le classement
doit être simple et facile, pour qu’en cas d’absence
la recherche d’un dossier ne ressemble pas à une partie
de cache-cache. Vous mettrez naturellement votre patron dans le
secret surtout s’il travaille assez tard le soir, ou très
tôt le matin, il doit trouver les dossiers sans attendre votre
arrivée.
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