EXIGENCES D’UN BON ARCHIVAGE DE L’INFORMATION FINANCIERE

Par Jean Baptiste NGATSHOU

Toute information est capitale dans une organisation et ces informations doivent régulièrement être mises à la disposition de ses utilisateurs (Conseil d’administration, Directeurs, Coordinateurs, Bailleurs de fonds, Administration fiscale et sociale, Autres partenaires, etc…) pour leur permettre de prendre des décisions et de se prononcer sur la gestion de l’organisation.

Ces informations doivent donc être archivées sur plusieurs périodes. L’archivage des informations financières se fait dans la comptabilité.

Plusieurs organisations de développement en Afrique et dans le monde procèdent au traitement manuel de leur comptabilité. Une comptabilité manuelle n’est pas un moyen serein d’archivage des informations financières. Une comptabilité doit être informatisée.

Les logiciels utilisés par certaines organisations sont souvent des copies des logiciels paramétrés dans des ordinateurs qui leurs sont remis par les bailleurs de fonds.

Cette situation transforme les comptables en de simples utilisateurs du logiciel. Les états comptables paramétrés dans ces logiciels ne reflètent pas toujours les exigences comptables nationales. Ce qui rend difficile le stockage des informations par les comptables et la présentation des états fidèles à l’organisation.  

Durant les différentes interventions du cabinet AGESFO dans les organisations (en audit, appui comptable, et formation), nous avons remarqué que l’implication d’un comptable dans le paramétrage de sa comptabilité dans un logiciel quelconque est un atout pour toutes les organisations dans la mesure où les états comptables paramétrés et ceux produits reflètent l’image de l’organisation. Les interventions extérieures relatives aux ajustements liés à l’évolution des activités de l’organisation sont réduites.

La comptabilité d’une organisation devra ainsi, par souci d’efficacité, être paramétrée dans le logiciel par le comptable de l’organisation.